Å håndtere negativt stress

Tips fra IN kollega Astrid Standal Aarøe: Vær ærlig når det begynner å bli for mye.
Spør da gjerne leder om hjelp til å prioritere. Foto: Y Fosser

En artikkel om hvordan ledere og medarbeidere kan håndtere negativt stress på arbeidsplassen

Av Yvonne Fosser, HR-direktør Innovasjon Norge

Utviklingen i dagens arbeidsliv og samfunn har ført til nye arbeidsmetoder for når, hvor og hvordan vi arbeider. Dette fører til flere små og store endringsprosjekter, hvor det ene prosjektet ikke er ferdig før det neste starter, hevder de norsk NHH-professorene Stensaker og Meyer.

I deres bok Endringskapasitet peker de på viktigheten av at en organisasjon har kapasitet til å ivareta daglig drift parallelt med pågående endringer. Endringskapasiteten påvirkes av lederes mobilisering, måten ansatte reagerer på og hvilke strukturer og rutiner som foreligger for endringsprosesser.

I et arbeidsliv preget av mye endring, vil ledere og medarbeidere kunne få økte jobbkrav og oppleve negativt stress i forbindelse med arbeidsutførelse. Kanskje særlig i kombinasjon med andre krav og forventninger i privatlivet. For den enkeltes del og virksomhetens effektivitet er det derfor essensielt at ledere og medarbeidere klarer å snu negativt stress.

Men kan negativt stress snus? Er det mulig å snu negativt stress til å bli bra for deg? Både psykisk og fysisk? Ifølge Kelly McGonigal er dette fullt mulig.

Kelly McGonigal har PhD innen psykologi fra Stanford, og har forsket på helse og stress gjennom mange år. Hun inspirerer og deler kunnskap gjennom foredrag og bøker, og har blant annet skrevet boken The Upside of Stress. I tillegg har hennes TED talk fra 2013, «How to Make Stress Your Friend», blitt en av de mest sette med over 10 millioner visninger.

I arbeidslivet brukes ordet stress i negativ forstand, men ikke uten grunn. Hva gjør stress med deg? Pusten endres, vi svetter, hjertet slår fortere. Vi får sykemeldinger. Leger sier det går ut over helsen. Bedriftshelsetjenesterapporter viser kanskje høyt stressnivå i bedriften, og det settes i gang strakstiltak for ansatte som sier de har for mye å gjøre.

Foto: thinkstock

Hvordan oppleves stress for individet?

Ifølge psykiater Anne Kristine Bergem er det mange måter å definere stress på, og de ulike definisjonene vil også påvirke hvordan vi tenker omkring stress.

Blant folk flest er det en oppfatning av at stress er noe negativt, slitsomt og belastende som vi helst bør unngå. Det går an å kalle denne formen for stress for negativt stress. Slikt stress opplever man når det presset man opplever overskrider mestringskapasiteten. Når det opplevde stresset blir større enn mestringskapasiteten vår havner vi utenfor flytsonene, og vi presterer ikke lenger optimalt.

Det er stor forskjell på hvordan ulike mennesker håndterer stress og hvor mye stress ulike personer tåler. Det sentrale når vi snakker om negativt stress er derfor det opplevde stresset. Det som oppleves som stress for en person trenger ikke å oppleves som stress for en annen.

Hvor mye mestringskapasitet vi har til å tåle stress varierer også fra person til person. Det er for eksempel lettere å tåle stress hvis man har fast jobb, trygg økonomi, spiser og sover godt – enn om man er arbeidsløs, fattig og bostedsløs.

Det vil også variere i løpet av livet hvor mye stress man opplever og tåler. Han man det bra i privatlivet, vil de fleste tåle stress på jobben bedre enn når de har en strevsom fase hjemme. Det er alltid viktig å se på totalbelastningen en person har i livet sitt.

Arbeidsmiljøet

En annen ting som er viktig å huske på er arbeidsmiljøet. Ledere og kollegaers atferd påvirker også hvordan den enkelte ser på stressende og utfordrende situasjoner.

En nylig undersøkelse av Elizabeth Solberg og Sut I Wong (2016) viser at medarbeidere som har ledere med et stort behov for struktur, har en tendens til å være mindre adaptive når det kommer til å ta styring over en belastende arbeidsmengde.

Annen akkumulert forskning viser at positivitet og negativitet er smittende (Rozin og Royzman 2001), og at om vi tilegner oss positiviteten eller negativiteten avhenger av våre psykologiske og atferdsmessige reaksjoner.

Betydningen av holdninger

Det er dessverre en tendens at mennesker blir stuck med negative tanker, og ignorerer alt det positive som skjer rundt en (Ledgerwood og Boydstun 2014). Nøkkelen for å håndtere dette er å minne oss selv på alle de fantastiske tingene, hendelsene og personene vi har i våre liv. Jeg har selv en gul post-it lapp på pulten min fra en kollega som ga meg en hyggelig tilbakemelding for flere år siden.

Vi er flere på avdelingen som har en mappe på mailkontoen vår, hvor vi samler opp positive tilbakemeldinger. Denne mappen gir en godfølelse i hverdagen.

Min mormor sa alltid at «den største gleden man kan ha, er å gjøre andre glad». Det å ivareta og støtte hverandre bidrar til at både en selv og andre får det bedre. Det er derfor viktig å bli bevisst på at man har påvirkningskraft på seg selv og andre.

Det er derfor interessant å lese McGonigals forskning som viser at det ikke er stressnivået som må justeres ned, men vår holdning til stress i seg selv. McGonigal sier hun tidligere var av dem som holdt foredrag og trodde på at stress var dårlig for helsen, og at det bidro til alt fra forkjølelse til hjerteproblemer. En forskningsstudie fra Harvard endret hennes syn på stress.

Studien fulgte 30 000 personer over en tidsperiode på 8 år, hvor de begynte studien med å spørre deltakerne «Hvor mye stress har du hatt siste året?». De dokumenterte samtidig om deltakerne trodde at stress var negativt for helsen. Det ble også dokumentert hvor mange som døde fra offentlige registre. De som opplevde høy grad av stress året før hadde 43% større sannsynlighet for å dø enn de med lavt stressnivå. Dette var riktignok kun tilfelle for de som selv trodde at stress var dårlig for helsen.

Det interessante funnet i studien er at de deltakerne som opplevde et høyt stressnivå, men som ikke betegnet stress som noe negativt, hadde mindre sannsynlighet for å dø enn noen av de andre deltakerne i studien – selv de som opplevde et lavt stressnivå. Det kan altså virke som det er hvordan vi ser på stress og hvordan vi takler stress som påvirker vår helse i positiv eller negativ retning. Stress kan brukes positivt og bidra til personlig utvikling.

Positivt stress

Det går derfor an å snakke om positivt stress også. For mange av oss trenger vi et visst press for å yte optimalt. Tidsfrister og ytre krav kan være avgjørende for manges prestasjoner. Ambisjoner, drømmer og ønsker kan være et indre driv som får oss til å jobbe hardere.

Ifølge Anne Kristine kan det indre presset vi pålegger oss selv for å yte kalles positivt stress. Før en foredragsholder skal på scenen eller en 100 meterløper skal ut fra startstreken kan et slikt stress bidra til å øke prestasjonen.

Positivt stress er å mobilisere krefter og motivasjon når det trengs. Positivt stress skjerper tilstedeværelsen her og nå. Positiv stress går over når prestasjonen er utført.

Negativt stress er gjerne knyttet til ubehag og kommer ikke nødvendigvis når vi ønsker det eller trenger det. Negativt stress kan sitte i kroppen og i hodet over tid uavhengig av den konkrete situasjonen. Negativt stress kan også henge igjen og forstyrre evnen til å konsentrer seg om andre gjøremål og oppgaver.

Hvordan kan arbeidstaker håndtere eget stress?

Ifølge Anne Kristine er det ikke nødvendigvis slik at negativt stress kan omdannes til positivt stress, da det er to ulike fenomener. Det er derfor viktig å identifisere hva som skaper negativt stress, slik at man kan redusere belastningen. På samme måte kan man bli bevisst på hva i livet som egentlig er positivt stress og en drivkraft til ytelse.  Å skille mellom de ulike stressopplevelsene kan være det første skrittet mot å redusere negativt stress og øke positivt stress.

Ettersom negativt stress er individuelt, kan vi si at opplevelsen av stress først og fremst er en følelse – som selvsagt også kan gi kroppslige symptomer som hjertebank, svette og stive muskler.

Følelsen stress er i stor grad knyttet opp mot opplevelsen av ikke å ha kontroll. Kontroll i denne sammenheng kan dreie seg om kontroll over egne arbeidsoppgaver, egen tid eller også sykdom hos seg selv eller andre. Uforutsigbarhet og mangel på kontroll er kjennetegn ved ekstremt stressende situasjoner.

Når vi opplever stress produserer kroppen hormonet oxytocin, som påvirker vårt sosiale instinkt. I følge Kelly McGonigal påvirker dette oss til å ønske å styrke våre relasjoner til andre, det øker vår evne til empati og det får oss til å ønske å hjelpe/bistå de vi bryr oss om.

Det er mange som ikke er kjent med at oxytocin er et stresshormon. Den positive effekten av hormonet er at det motiverer oss til å søke støtte hos andre, eller å hjelpe andre. Dette igjen gjør at vi blir mer robuste «resilient». Ved å ha stress som en positiv medspiller i livet vil vi altså kunne øke sannsynligheten for å tåle mer og styrke våre relasjoner.

Selv om jeg ikke har kjent til denne forskningen har jeg mange eksempler på at jeg søker råd og støtte hos andre når jeg blir stresset. Jeg kan også oppleve at en liten tekstmelding eller gode ord til noen kan hjelpe. Et eksempel var da jeg skulle delta i en debatt i Arendalsuka, hvor jeg kjente at stressnivået økte jo nærmere datoen vi kom. Jeg spurte min mentor om jeg kunne få en samtale med han. Etter en time med konkret sparring og gode råd, kjente jeg stresset kun trigget meg i en positiv retning.

Gode råd fra Kelly McGonigal:  

1. Tenk at det er bra for deg. Det gjør deg skjerpet og kan bidra til bedre resultater.
2. Hvis du i en stresset situasjon inkluderer andre, enten ved selv å spørre om hjelp, eller ved å hjelpe andre, vil responsen til stress være positivt for deg.

Dette vil igjen kunne gi gode resultater både psykisk og fysisk.

Gode råd fra Anne Kristine:

1. Helsefremmende tiltak som nok søvn, regelmessig matinntak, fysisk aktivitet og begrenset alkoholinntak vil bedre stressmestringsevnen.
2. Å gjøre prioriteringen i eget liv som gir opplevelse av større påvirkningsmulighet kan være et tiltak for å redusere negativt stress.

Hva kan arbeidsgiver gjøre for å håndtere negativt stress i organisasjonen?

I arbeidslivet er dette et kollektivt ansvar, selv om ledere har et ekstra ansvar. Like viktig som å motivere til handling er oppgaven med å redusere negativ påvirkning til stress blant ansatte.

Endringsprosesser og nedbemanning koster, og det blir ekstra slitasje på de som er igjen. Dette er intet unntak i HR-avdelinger.

Vår prosess i Innovasjon Norge med omstilling og nedbemanning i 2015 var utfordrende for mine hardtarbeidende HR-kolleger, og det var en periode med stort press der vi prioriterte hardt og leverte det aller viktigste. Jeg så og merket at mine kolleger ble slitne.

Likevel er det viktig at en HR-avdeling ikke skal være de som drar ned energien i møte med organisasjonen. Noen av de konkrete tiltakene vi gjorde:

1. Jeg fikk åpne og tydelige tilbakemeldinger på hva som skulle til for å forbedre situasjonen på avdelingen. Et av tiltakene var å få klarere mål som sto i samsvar med og ble del av selskapets strategi. Dette gjorde det enklere å prioritere vekk oppgaver.
2. Selv om jeg selv er vant til å fasilitere workshops som dette, er det annerledes når en selv er del av teamet. Vi besluttet derfor å leie inn en ekstern konsulent til å bistå oss for å bli enige om hvordan vi skulle samarbeide og kommunisere.

Cecilie Ystenes fasiliterte og vi kom frem til følgende interne kommunikasjonsregler for avdelingen og et slagord: Vi skal skape merverdi der vi er!

Prinsipper for kommunikasjon mellom oss på HR:

1. Være ærlig
2. Assume good intent
3. Spør hvis noe er uklart
4. Snakk med hverandre, ikke om hverandre
5. Sak, ikke person

I tillegg har jeg vært tydelig på at vi må ta vekk oppgaver, gjøre oppgaver på mer effektive og digitale måter, samtidig som vi har klare mål for HR og ansvarsområder. Alle i HR-avdelingen ønsker å levere på dette, og jeg er rørt og stolt over hva som har skjedd med kulturen.

Vi har en avtale om at alle må si ifra når det blir for mye så kan vi prioritere vekk oppgaver sammen.  Jeg får tilbakemelding fra samtlige kolleger fra HR at det nå er hyggelig å komme på jobb.  Det er klart at en positiv stemning på HR smitter til våre kunder.

For å bygge endringskapasitet har vi som følge av at noen av våre HR-medarbeidere har fått andre spennende oppgaver i Innovasjon Norge, styrket vårt team med spesialisert HR-kompetanse. Endringsprosesser koster, ikke bare med direkte kostnader, men også med indirekte kostnader som slitasje og demotivasjon. Jeg har i en periode valgt å leie inn en ekstra ressurs for å bidra til å redusere arbeidsbelastningen ytterligere.

Her er noen tips fra Ingrid Stensaker og Christine Meyer til hvordan bygge endringskapasitet:

Frigjøre ressurser

• Omallokere ressurser
• Prioritere og sanere
• Selektiv inkludering av folk

Midlertidig øke ressurser

• Tillate overkapasitet
• Vikarer, konsulenter, overtid
• Etablere prosjekter

Utvikle endringsressurser

• Koble fremtid med historikk
• Endringsagenter og iverksettere
• Strukturer og rutiner for endring

Ledere har et ekstra ansvar – men hver enkelt av oss kan påvirke egne tanker og eget liv for å redusere negativitet og utnytte positivt stress. Husk; det er få som er tankelesere, fortell din leder hva som gir deg stress og hva som vil hjelpe.

Min leveregel og beste råd har jeg fått fra Stephen Coveys syv gode vaner; Hva kan jeg gjøre noe med, og hva må jeg akseptere.

Når jeg kjenner stress tenker jeg: «Er det noe jeg selv kan påvirke?» I så fall, gjør det! Stresset reduseres ofte. Og hvis ikke, aksepter det. Stresset kan nemlig reduseres da også, og hvis ikke.. gjør noe du liker! Det som hjelper alle best for meg er å ta på joggesko eller ski og dra ut i marka. Fysisk aktivitet reduserer negativt stress for meg – hver gang!

Tusen takk for bidrag inn i artikkelen til Sut I Wong, Anne Kristine Bergem, Miha Skerlavaj og Athina Veberg. Jeg lærer så mye av dere!

Kilder

Kelly McGonigal, Ted Talk http://kellymcgonigal.com/speaking/

Professor emeritus Ingvard Wilhelmsen https://nhi.no/livsstil/egenomsorg/syk-av-stress/

Ledgerwood, A. and A. E. Boydstun (2014). «Sticky prospects: Loss frames are cognitively stickier than gain frames.» Journal of Experimental Psychology: General 143(1): 376-385.

Rozin, P. and E. B. Royzman (2001). «Negativity Bias, Negativity Dominance, and Contagion.» Personality and Social Psychology Review 5(4): 296-320.

Solberg, E. and S. I. Wong (2016). «Crafting one’s job to take charge of role overload: When proactivity requires adaptivity across levels.» The Leadership Quarterly.

Intervju med Christine Meyer og Inger Stensaker: http://medierogledelse.no/filer/pdf-artikler/ukeavisen-ledelse-nr-2-2012-slik-bygger-du-endringskapasitet.pdf

Meyer, C.B & Stensaker, I.G. 2011. Endringskapasitet. Fagbokforlaget